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順番管理システム、導入パーフェクトガイド(前編)

2018年2月20日 at 2:17 PM

 順番管理システムは、患者様の待ち時間の不満軽減策として有効であるだけでなく、患者様の動線をスムースにすることで、スタッフの省力化、業務の効率化にも効果が期待できます。ここでは、順番管理システムの1つであるBee順番管理(※注1)を例に、順番管理システムによくある便利な機能や、上手な運用法を解説いたします。
 運用上最も基本となるのが、診療科目が単科で診察室が一つ、呼出は待合室から診察室のみの医院です。今回は、この基本の運用を例にして各機能を見ていきましょう。

※注1 3Bees(医院マネジメントシステム)で順番管理機能を提供するアプリ。

順番管理システムの基本機能

 順番管理システムの基本機能は、呼出番号の発番、番号票印刷、順番表示、呼出です。まずは、それぞれの機能が運用上どのように使われるかを説明します。

図1 運用のイメージ

図1 運用のイメージ

①受付/発番、②番号票印刷

 患者様が来院すると、受付スタッフが、順番管理システムの「受付(発番)」ボタンを押し、呼出番号を発番。番号票を印刷します。多くの医院では、番号票を2枚印刷したうえで1枚を患者様に渡し、もう1枚をカルテフォルダー、または会計フォルダーに貼り付ける運用をしていますが、印刷せずにプラスチックの番号札などで代替することも可能です。

図2 受付スタッフ用画面

図2 受付スタッフ用画面

図3 番号票の印刷

図3 番号票の印刷

③モニター番号表示

 患者様は、受付や待合室にあるモニター画面から自分の順番を確認できます。まだ順番が先であれば、お手洗いや一時外出など、時間を自由に使うことができます。特に高齢者や子供には、どのタイミングでお手洗いに行けば良いかがわかり好評です。

図4 待合室用順番表示画面①

図4 待合室用順番表示画面①

図5 待合室用順番表示画面②

図5 待合室用順番表示画面②

④診察室への呼出、⑤入室

 診察室では、患者様の診察を一人終える度に、順番管理システムで次に呼ぶ患者様を選択し「呼ぶ」ボタンを押します。入室を促すための患者様の番号が、待合室の画面に表示され、患者様が入室します。

図6 待合室の呼出画面

図6 待合室の呼出画面

便利な機能

 基本機能以外に、受付スタッフの省力化、患者様の利便性を高めるための便利な機能があります。

1.呼出番号とカルテ番号、または名前との紐付け

 呼出番号に対して、「カルテ番号」または「患者氏名」を入力し、番号と紐付けすることができます。その番号の患者様が誰であるかを、後で特定しやすくするためです。
 紐付け自体は、番号票をその患者様のカルテや会計フォルダーに貼るなどすればできるので、システム上で紐付けしなくても当日の運用自体は可能です。しかし、システム上で紐付けをすれば、院内のどこからでも即座にデータが共有できますし、日々のデータが蓄積されるというメリットもあります。

2.レセコンとの頭書き連携

 レセコンとデータ連携し、カルテ番号から患者様の氏名を検索して受付システム上に表示することができます。カルテ番号と氏名を両方入力する必要がないため、受付スタッフの入力作業を省力化できます。
 ただし、新規の患者様は、受付した時点でまだレセコンにデータが入力されていないため検索ができません。一旦受付順番の呼出番号を発券して患者様に渡し、待合室で待ってもらいます。その間に問診票を書いていただき、カルテを作成後、新たに振られたカルテ番号を先ほど渡した番号と紐づけます。

3.電子カルテへの受付チェックイン連携

 電子カルテを導入している医院では、順番管理システムで「受付チェックイン」したあと、もう一度電子カルテ側でも「受付チェックイン」を操作しなければなりません。これを省略するために、順番管理システムで受付チェックインした情報を電子カルテに受け渡すための「電子カルテチェックイン連携」があります。

後編に続く

本稿では、『順番管理システム、導入パーフェクトガイド(前編)』として、順番管理システムの基本機能と、便利機能のうちレセコン・電子カルテ連携を説明しました。後編では、自動受付機やオンラインからの順番取りなど、さらなる便利な機能について解説していきます。

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