ORCA連携を導入して、3Beesがさらに便利になりました

メディウェブ会長楊が理事長を務めるクリニックということもあり、3Beesのすべてのアプリの発想が生まれ、さまざまな検証が行われてきたスマイル眼科クリニック(横浜市青葉区青葉台)。3Beesのメリットもデメリットも知り尽くしている事務長の高田氏に、3Beesを利用して何がどのように変わったか、そして、ORCA連携を導入しての評価を伺いました。


電話にせよ院内にせよ、スタッフが患者さんのお問い合せの対応に割く時間が大幅に減りました。

── スマイル眼科クリニック(横浜市青葉区青葉台)では、多くの3Beesのアプリをお使いになっていますが、実際に使ってみての効果をどのように感じていらっしゃいますか。

まず言えることは、電話にせよ院内にせよ、スタッフが患者さんの問い合わせの対応に割いている時間が大幅に減ったことです。予約に関しては、普段でもおよそ2-3割がインターネット経由で患者さんご自身でとってくださいますし、インフルエンザの予防接種に関しては、院内での予約以外はすべてインターネットでの予約にしました。短い間に500件近い予約を処理しますから、その分の電話対応を減らすことができているのは、業務をスムーズにする意味でも、また、スタッフの適正配置、つまり、人件費をかけ過ぎない意味でも非常に大きいです。

それから、新しいスタッフがよく口にするのは、「待合室の雰囲気がよい」ということ。順番が見えるだけでなく、患者さんは待ち時間に外出したりすることもできるから、同じ時間待ったとしても、イライラすることなく待てる。患者さんのそうしたイライラや順番に関するお問い合せに対応する必要がなくなった分、スタッフは落ち着いて患者さんのケアにエネルギーを集中できます。

また、患者満足度調査は経営的には非常に優先度の高いものですが、日々の業務ではどうしても処理が先送りされてしまいがちです。3Beesの場合はiPadで入力していただきすぐに結果を見ることができますから、タイムラグなく処理でき、いただいたフィードバックをタイムリーに活かすことができます。

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スタッフの適正な配置ができて業務がスムーズになると同時に、過剰な人件費を圧縮することができます。

──Bee業務日報についてはいかがですか。

Bee業務日報は、3Beesのサービスとしてはリリースされたばかりですが、スマイル眼科クリニック(横浜市青葉区青葉台)としては同様のデータを管理できるエクセルファイルを10年以上もの間使ってきたので、そこで得られた効果ということになります。特性上、アプリそのものが効果を発揮する面もあれば、業務日報を通じて得られたデータによって他のアプリの効果を高める面がありますが、いずれも、スマイル眼科クリニック(横浜市青葉区青葉台)にとっては必要不可欠なものです。

わかりやすいところだと、患者数の平準化と僕たちは呼んでいるんですが、曜日による患者数の偏りがかなりなくなっています。具体的には、休診日をなくしたり、患者さんがあまり来ない曜日や時間帯は予約の受付人数を多くしたりして積極的に予約をとれるようにしたりしています。最終的に、実際に休診日をなくすことだったり、Bee診察予約の設定を調整することによって効果が得られるわけですが、そうした判断を行うためのデータは業務日報に蓄積されています。また、診療科によると思いますが、季節ごとに患者数にもリズムがありますから、過去のデータを元に患者数を予測して必要な数のスタッフを配置する。これは業務日報があればこそできることです。これを数年間続けていくと、予測と実測値との誤差がかなり少なくなります。そうすると、スタッフの適正な配置ができて業務がスムーズになると同時に、過剰な人件費を圧縮することができます。スタッフに毎日つけてもらうものなので、その日起きた問題や気づいた点などについて漏らさず報告してもらえるという点も見逃せない利点です。


ORCA連携を入れたことで、入力の手間が激減し、3Beesがより便利に、効果的になりました。

──Bee業務日報を毎日つけたり、その他のアプリを利用することで、かえって負担になることはないんですか。

ある程度の慣れは必要ですよね。ただ、慣れてしまえば、業務日報も事務スタッフが一日の終りに5分か10分かけて入力するだけなので、むずかしいことではありません。基本的にどのアプリも業務の負担が軽くなるように作られているわけですから、きちんと業務のフローに組み込んでしまうことが大切です。その辺りの順応性というか、いかに早く慣れられるかは、各スタッフの得手不得手もあるかと思いますが、それぞれはシンプルなものですから、苦手意識が強すぎなければ特に問題なく使っていけます。 患者満足度調査については、毎月1週間と決めて行っています。多少手間は増えますが、先ほどもお話した通り、iPadをお渡ししてしまえば特に迷うことなくお使いいただけていますし、4割近い方は何かしらコメントを残してくださるので、こちらとしても励みになります。継続することは取り立てて難しいことではありません。結果を手入力して集計して、という作業に追われていた時代と比べたら、雲泥の差です。

それから、負担という意味では、ORCA連携を入れたことで、主に予約に関して入力の負担が激減し、3Beesがより便利に、効果的になりました。カルテ番号を入力すれば、患者さんの情報はすべてORCAから引っ張ってきてくれますから。

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──3Bees全体を、費用対効果としてはどのように捉えていらっしゃいますか。

これはもう、充分に出ていると思います。あげていけばきりがないですが、単純に電話や院内の問い合わせの対応が減ったり、メッセージを使うことで再来患者さんが増えたりということもそうですし、こうしたツールを使うことで患者さんの満足度が高まって、増患につながっていますよね。そして、患者数の平準化やスタッフの適正配置をはじめとした経営の効率化。もちろん、効率ばかりを追求すると患者さんの満足度が下がり却って非効率になりますから、そのあたりのバランスを見ながらということになりますが、そうしたバランスをはかるためにも、3Beesは大変有効です。 また、ORCA連携もカルテID連携ということで初期費用・月額費用がかかりますが、うちの場合は主に予約の際の入力の負担が激減しました。3Bees全体が生み出す効果を考えると、高い買い物ではないと思いますよ。

3Beesにひとこと

3Beesそのものというよりネットワークの難しさなのだと思いますが、ネットワークの素人ばかりだと、導入は少しむずかしいかな、という印象があります。スマイル眼科でも僕がいないと時々ちょっとしたことでスタックしてしまっているので、その辺りをうまく克服していただけるとさらに使いやすくなります。それから、次に出してほしいと期待している機能は、ズバリ「当日順番受付」機能です。一日も早いリリースを、期待しています!

3Beesからひとこと

スマイル眼科は、3Bees開発のまさにホームグラウンド的存在。スタッフのみなさんは、3Beesの各アプリを使いこなすだけでなく、「ここは不便」「ここはこうして欲しい」と時には厳しいフィードバックもくださいます。スタッフがスマイル眼科に伺って、実際に使われている様子を拝見していく中で学べることも数多くあり、大変ありがたい存在です。現在、「当日順番受付」の開発を進めているところです。一日も早いリリースを目指しスタッフ一同全力で取り組んでおります。今しばらくお待ちください。

スマイル眼科クリニック

スマイル眼科クリニック(横浜市青葉区青葉台)

住所 : 横浜市青葉区青葉台1-6-12 カンゼームビル4F
tel : 045-988-4912
HP: http://www.smile-eye.com


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