実際の患者さんの人数がわかるので、メリハリをつけて対応できるようになりました

Bee順番管理を導入、当日電話受付も連動させ、患者数の平準化と体感待ち時間の減少をともに見事に実現されている吉田整形外科。導入の経緯やその後の効果、また、3Beesを活用した吉田整形外科独自の工夫や取り組みについて、院長の吉田章一先生にお伺いしました。


3Beesは、自分たちに合わせてアレンジしやすく、しかもフリー。だったら試しに入れてみようよ、と。

── まずは、導入の経緯を教えてください。

当院は患者さんの数が多くて、待ち時間がやたらと長かったんです。2時間半、3時間と待つ時間が増えて、30席以上ある待合室に立って待つ患者さんが出てくるようになって。とにかく、どのくらい待つのか、何番目に見てもらえるのかというのがわかるようにしたいと。それと、待ち時間はどうしてもある程度長くなってしまいますので、その時間を待合室で過ごすだけでなしに、できるだけ有効に活用していただけるようにしたい、というのがありました。 それで、院内放送を入れたりしている中で、うちのスタッフが3Beesを見つけて来ましてね、フリーだし、使いやすそうだし、じゃあ試しに入れてみよう、と。

──準備は特に問題はなかったですか。

順番表示システムではノートパソコンを3台使っていますが、パソコン自体は元々あったものですし、LANも整備できていたので、3Beesを導入するための準備は特に必要なかったです。 実は、院内放送を入れる時にいろいろと提案があったんですよ。コンピューターが電話を受けて当日の受付をするというような、20万や60万のセットもありましたが、どうもお年寄りには操作しにくいし、自分たちがやりやすいようにアレンジすることができなかった。 その点3Beesは、自分たちの使い方に合わせてアレンジしやすいし、しかもフリー。だったら、スタッフがひとり携帯電話を持って、当日電話受付と順番表示を一緒にやっちゃおうよ、ということになりました。

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以前のように8時半、9時の時点で待合室がいっぱいという状況がなくなりましたね。

── Bee順番管理をご利用いただいていますが、いろいろと独自の工夫をされているようですね。

まずは、患者さんに番号票をお渡しします。それから、予め印刷しておいた同じ番号のカードをカルテが入っているフォルダに差し込んでおくんです。案内する順番とカルテの順番とを必ず一致させておく。また、診察は1-199番まで、リハビリは200番からという風に番号を使い分けて、誰が見てもひと目で何にどのくらいの人が待っているのかがわかるようになっています。 それに加えて、先ほど申し上げたようにうちでは当日電話受付をしていて、スタッフがひとり携帯電話を持っていて、電話を受けた時に受付・発番して、たとえば8時半にお電話をくれた患者さんに、「11時30分にいらしてください」などと目安の時間をご案内する。そうは言っても特にご高齢の方は少し早めに来てしまったりはするんですが、以前のように8時半や9時の時点で待合室がいっぱいで、みなさん2、3時間待ち、というような状況はなくなりました。


患者さんを何人待たせているのかがひと目でわかるから、メリハリをつけて対応できるようになりました。

──効果を実感されるのはどのような時ですか?

まず、私自身のことを言うと、患者さんを何人お待たしているかが、診察室にいながらにしてわかるようになったので、今急ぐべきなのか、あるいは少し余裕を持ってできるのかが判断できるようになったのは大きいです。20-30人くらい順番待ちの患者さんが並んでしまう時には気合いを入れてスピーディーに、8、7人になるともうすぐひといきつけるぞと少しリラックスしてという具合に、実際の患者さんの人数に合わせてメリハリをつけて対応できるようになりましたから。電話で受け付けした患者さんは、あまり待たずにいると思ってほっとして対応できますしね。

3Beesはサポートもすごいですよね。 普通フリーウエアだと来ないですよ。ところがこの間来られて、「何かご要望はありませんか?」と聞いてくる。それで、予約の患者さんが見分けられないのが不便だという話をしたら、ある日色が変わるようになっていて。要望を聞いてすぐに反映できるのが、すごいと思いましたよ。オンラインでやっている部分とリアルなコミュニケーションがつながっているというのは大きいですよね。 それに、いらした際に、3Beesは今のアプリを入り口として今後いろんなことを展開したいと思っているので、今の無料のアプリを有料にするということは全く考えていないというお話を直接伺えたのもよかったです。ほう、なるほどいい会社だな、と。

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3Beesにひとこと

複数の診察室、処置室、検査室等に対応した呼び出し方ができるといいですね。今は次の患者さんを3Beesで呼び出した瞬間に、スタッフが声をかけるように対応していますが、時々慌てて別の診察室に入って来ようとする患者さんもいらっしゃいますので。

3Beesからひとこと

複数の診察室に対応する予定は、残念ながら現在のところありません。3Beesに複数の施設情報を登録して、複数の診療科や、検査予約等に対応することは可能で、実際にそのような形で導入されている施設もあるようです。3Beesは、アカウントひとつで複数の施設をご登録いただき、管理することが可能です。アプリの自由度を活かして、ぜひ柔軟にご活用ください。

吉田整形外科

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